Baza danych to katalog informacji. Dane są uporządkowane według ogólnie przyjętych zasad. Książki telefoniczne lub słowniki to najprostsze przykłady baz danych. Wraz z rozwojem technologii obliczeniowej bazy danych stały się znacznie większe i bardziej złożone.
Zrozumienie baz danych
Baza danych jest narzędziem do zbierania i porządkowania informacji. Mogą zawierać dane o ludziach, produktach, finansach i nie tylko. Budowanie bazy zaczyna się od prostej listy lub arkusza kalkulacyjnego. Z biegiem czasu lista ta rośnie, aw danych zaczynają pojawiać się nadmiarowość i niespójności. Trudno myśleć o nich jako o liście. Gdy te problemy zaczną się pojawiać, dobrym pomysłem jest przekształcenie ich w bazę danych za pomocą systemu zarządzania bazami danych (DBMS). Jednym z najlepszych produktów w tej dziedzinie jest Microsoft Office Acess, który łączy elastyczność, łatwość obsługi i przyjazny interfejs użytkownika.
Stoły
Tabela w bazie danych wygląda jak prosta tabela, ponieważ dane są przechowywane w wierszach i kolumnach. W rezultacie zazwyczaj dość łatwo jest zaimportować zwykłą tabelę do bazy danych. Główną różnicą między arkuszem kalkulacyjnym a bazą danych jest poziom organizacji informacji.
Każdy wiersz w tabeli nazywany jest rekordem. Wybrane informacje są przechowywane w ewidencji. Każdy z nich składa się z jednego lub więcej pól. Pola są analogiczne do kolumn w tabeli. Na przykład można utworzyć tabelę o nazwie „Pracownicy”, gdzie każdy rekord (wiersz) zawiera dane osobowe pracownika (imię, nazwisko), a każde pole (kolumna) zawiera informacje o nim (adres itp.). Pola powinny być oznaczone jako określony typ danych, czy to tekst, data, godzina, numer lub inny rodzaj informacji.
Formularze
Formularze są czasami nazywane „ekranami wprowadzania danych”. Jest to typ interfejsu używany do pracy z Twoimi danymi. Formularze często zawierają przyciski poleceń, które pełnią różne funkcje. Całkiem możliwe jest utworzenie bazy danych bez korzystania z formularzy poprzez edycję danych wejściowych w tabelach referencyjnych. Jednak większość baz danych używa formularzy do przeglądania, wprowadzania i modyfikowania tabel.
Zapytania
Zapytania to prawdziwe konie robocze bazy danych i mogą pełnić wiele różnych funkcji. Ich najczęstszym zastosowaniem jest pobieranie określonych danych z tabel. Informacje, które użytkownik chce otrzymać, są zwykle rozłożone na kilka tabel. Zapytania umożliwiają przeglądanie wszystkich tabel jednocześnie i wyświetlanie wyników wyszukiwania na ekranie. Ponadto zapytania umożliwiają dodawanie kryteriów filtrujących dane dla określonego zapytania.
Raporty
Raporty służą do podsumowywania i prezentowania danych w tabelach. Każdy raport można edytować, prezentując informacje w innym formacie. Raport można wygenerować w dowolnym momencie i będzie odzwierciedlał aktualny stan bazy danych.
Makra
Makra w programie Access są analogiczne do języka programowania używanego do dodawania funkcji bazy danych. Na przykład podczas dołączania makra do przycisku w formularzu zostanie ono wykonane po kliknięciu tego przycisku. Makra zawierają akcje służące do wykonywania określonych zadań, takich jak generowanie raportu, wykonywanie zapytania lub poprawianie informacji. Większość ręcznych operacji na bazie danych można zautomatyzować za pomocą makr. Oszczędza to dużo czasu i zasobów komputera.
