MS Excel to bardzo wygodne narzędzie do wykonywania obliczeń i prezentowania danych tabelarycznych. Jednak przygotowując dokumentację sprawozdawczą często wymagane jest podanie informacji tabelarycznych w formacie Word. Jednocześnie czasami konieczne jest przetłumaczenie nie tylko bezpośredniej treści informacji, ale także formatowania dokumentów.
Czy to jest to konieczne
MS Word, MS Excel, komputer
Instrukcje
Krok 1
Aby przetłumaczyć informacje z pliku zapisanego w formacie Excel na Word, otwórz plik arkusza kalkulacyjnego, wybierz w nim niezbędne komórki, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Kopiuj”. Następnie uruchom program MS Word, utwórz pusty dokument (z reguły jest tworzony automatycznie) i wklej do niego fragment skopiowany z Excela. W takim przypadku w utworzonym dokumencie pojawi się liczba kolumn wymaganych do reprezentowania tabeli, a każdy wiersz z tabeli Excel będzie reprezentowany w dokumencie jako osobny wiersz.
Ta metoda jest najprostsza, jednak jej użycie powoduje utratę formatowania oryginalnego dokumentu. Dodatkowo dalsza edycja takiej pseudotabeli stworzonej w Wordzie będzie bardzo trudna.
Krok 2
Aby tabela przygotowana w programie Excel wyglądała prawie tak samo w programie Word, wklej skopiowane informacje do wcześniej przygotowanej tabeli. Aby to zrobić, policz, ile kolumn i wierszy ma oryginalna tabela. Następnie w programie Word wybierz pozycję menu „Tabela” i „Wstaw”. Wprowadź liczbę kolumn i wierszy w wyświetlonym oknie i kliknij potwierdź. Wszystkie inne ustawienia (kosmetyczne) można wykonać później.
Teraz, podobnie jak w pierwszym przypadku, skopiuj żądaną część tabeli. Następnie za pomocą myszy zaznacz całą tabelę utworzoną w programie Word, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Wklej”. Wszystkie dane z oryginalnej tabeli zostaną starannie rozmieszczone w pustych komórkach tabeli Word. Za pomocą narzędzi do formatowania programu Word popraw nieprawidłowo umieszczone części tabeli.
Ta metoda jest optymalna do przygotowania dokumentacji sprawozdawczej, jednak nie pozwala na zapisanie formuł, co skomplikuje późniejsze przeliczanie danych.
Krok 3
Aby skopiować tabelę z programu Excel wraz z formułami i projektem, użyj nie prostej, ale „specjalnej” pasty. Aby to zrobić, skopiuj również wymagany fragment tabeli, a następnie wybierz „Edytuj” - „Wklej specjalnie” z menu Word. Następnie wybierz wiersz „Arkusz Microsoft Excel (obiekt)” w wyświetlonym oknie.
Zwróć uwagę na położenie punktu w wierszach „Wstaw” i „Połącz”. W celu przygotowania standardowej dokumentacji pozostaw ten wskaźnik w wierszu „Wstaw”.
Jeśli chcesz, aby informacje w dokumencie Word zmieniały się automatycznie w zależności od danych w tabeli Excel, wybierz element "Link". Należy jednak zadbać o to, aby plik Word miał stały dostęp do pliku w formacie Excel.
