Wypełnianie dokumentu Excel za pomocą list rozwijanych może znacznie przyspieszyć i uprościć pracę z tabelami. Listy rozwijane są przydatne podczas pracy z trwałymi lub rzadko zmienianymi danymi. Wystarczy raz utworzyć zestaw danych, aby dalsze wypełnianie dokumentu odbywało się niemal automatycznie.
Metoda 1. Szybka lista rozwijana
Najszybszym sposobem utworzenia listy rozwijanej w programie Excel jest użycie funkcji Wybierz z listy rozwijanej w menu kontekstowym komórki. Jego zasada działania przypomina zwykłe autouzupełnianie Excela.
Najpierw musisz wprowadzić listę kategorii przyszłej listy w kolumnie jeden po drugim, bez pomijania pustych komórek. W następnej komórce musisz ustawić kursor i wywołać menu kontekstowe, klikając pole „Wybierz z listy rozwijanej”. Jeszcze łatwiej jest wywołać menu rozwijane, naciskając klawisze „Alt” + „Strzałka w dół”.
Ta metoda jest odpowiednia tylko dla danych wprowadzonych ściśle w jednej kolumnie i bez pomijania komórek.
Metoda 2. Uniwersalna
Bardziej wszechstronny sposób tworzenia listy rozwijanej w programie Excel będzie wymagał większej manipulacji, ale jednocześnie pozwala rozwiązywać bardziej złożone problemy.
Najpierw musisz wybrać zakres z listą kategorii przyszłej listy. Dalsza sekwencja działań zależy od wersji programu.
W programie Excel 2007 i nowszym, w polu „Formuły” kliknij „Menedżer nazw” - „Utwórz”. W oknie, które się otworzy, musisz wprowadzić nazwę, biorąc pod uwagę fakt, że musi zaczynać się od litery i nie może zawierać spacji. Po zakończeniu wpisu musisz kliknąć „OK”.
Możesz to zrobić jeszcze prościej - po zaznaczeniu zakresu zmiana nazwy jest dostępna w odpowiednim polu znajdującym się po lewej stronie linii funkcji, gdzie zwykle wskazany jest adres komórki. Po wpisaniu nazwy zakresu należy nacisnąć „Enter”.
We wcześniejszych wersjach programu Excel do 2003 należy wybrać opcję „Wstaw”, a następnie kliknąć „Nazwa” i wybrać „Przypisz”. Dalsza kolejność pozostaje bez zmian.
Teraz musisz wybrać zakres komórek, do którego będzie należeć utworzona lista. W tym celu wybierany jest obszar komórek, otwiera się zakładka „Dane”, w której należy wybrać funkcję „Walidacja danych”. W otwartym oknie dialogowym, w zakładce „Parametry”, w polu „Typ danych” ustaw „Lista”. W wyświetlonym polu „Źródło” kliknij „=” i wprowadź nazwę utworzonej listy. Po kliknięciu „OK” komórki w wybranym zakresie, po kliknięciu na nie, uzyskują menu rozwijane.
Ta metoda tworzenia listy rozwijanej w programie Excel jest dobra dla kategorii, które są ustalone pod względem liczby kategorii z realizowaną możliwością zmiany ich nazwy.
