Dość często użytkownicy Microsoft Excel pytają, dlaczego plik z małą tabelką czasami zajmuje około 5-10 MB. To nie przypadek, że wiele formuł z biegiem czasu powoduje, że plik jest „ciężki”, co może być trudne do zmniejszenia.
Niezbędny
Oprogramowanie Microsoft Excel
Instrukcje
Krok 1
Pierwszym i najważniejszym powodem dużej tabeli jest jej współdzielona dostępność. Co to znaczy? Na przykład komputery w biurze są połączone jedną siecią, istnieje tabela, z której korzystają wszyscy użytkownicy tej sieci. Sam program przypisuje do pliku kilku użytkowników i rejestruje informacje o tym, o której godzinie i przez kogo dokument został zmieniony. Nietrudno sobie wyobrazić, że gdy liczba użytkowników przekracza 2-3 osoby, rozmiar pliku staje się ogromny.
Krok 2
W przypadku wersji MS Excel 2003 i starszych należy kliknąć w menu górne „Serwis” i wybrać pozycję „Dostęp do księgi”. W przypadku wersji programu 2007 i młodszych w głównym oknie programu należy przejść do zakładki „Przegląd” i wybrać „Dostęp do książki”. W oknie, które się otworzy, w obu przypadkach przejdź do zakładki „Szczegóły”.
Krok 3
Zaznacz pole obok „Nie przechowuj dziennika zmian” i zapisz otwartą tabelę. Teraz musisz ustawić liczbę dni, przez które będzie przechowywany dziennik. Naprzeciw tego parametru zobaczysz liczbę 30, ale można zrobić znacznie mniej.
Krok 4
Następnie możesz usunąć wiersze i kolumny, których nie używasz. Jak się dowiedzieć? Przejdź do tabeli i naciśnij Ctrl + End. Kursor w dokumencie automatycznie przesunie się do ostatniej komórki w tabeli. Sprawdź, czy powyżej i po prawej stronie tej komórki znajdują się wiersze i kolumny, których nie używasz. Jeśli tak, zaznacz je i usuń, zmniejszając w ten sposób całkowitą liczbę komórek.
Krok 5
Zaleca się również pozbycie się rzadko używanego formatowania komórek. Lepiej jest zastąpić białe znaczniki koloru w przezroczystej komórce opcją „Bez wypełnienia”. Aby wyłączyć formatowanie komórek w trybie offline, wybierz je, a następnie kliknij górne menu „Edytuj”, wybierz element „Wyczyść”, polecenie „Formatuj” (Excel 2003) lub otwórz kartę „Strona główna”, wybierz blok „Wyczyść”, polecenie „Wyczyść formaty”.
