Nomenklatura spraw to numerowana lista tytułów spraw, które są składane w organizacji. Zgodnie z tym dokumentem prowadzone są wszystkie prace nad dokumentacją przedsiębiorstwa. Odzwierciedla on czas przechowywania poszczególnych dokumentów i który dział odpowiada za jaką dokumentację.
Niezbędny
- - znajomość pracy biurowej;
- - typowa lista dokumentów z okresami przechowywania.
Instrukcje
Krok 1
Podejmij decyzję o opracowaniu nomenklatury, należy to zrobić za pomocą zamówienia dla organizacji. Wskaż w nim, kto powinien dokonać nomenklatury, pod czyim kierownictwem iw jakich ramach czasowych. Następnie wyjaśnij zakres przedmiotu. Aby stworzyć indywidualną nomenklaturę, możesz użyć przybliżonej, można ją skompilować dla grup organizacji, które są częścią tego samego systemu. Podczas opracowywania tego dokumentu rozważ strukturę swojej organizacji.
Krok 2
Wybierz schemat klasyfikacji, na podstawie którego zostanie zbudowana nomenklatura. To zależy od struktury przedsiębiorstwa. Jeśli jest wystarczająco stabilny, wybierz schemat blokowy nomenklatury. Jeśli często się zmienia, wybierz schemat funkcjonalno-produkcyjny. W pierwszym przypadku sekcje nomenklatury będą odpowiadały nazwom działów strukturalnych firmy. Kolejność ich lokalizacji powinna być podobna do tabeli personelu. W drugim przypadku wykorzystaj funkcje lub kierunki działań organizacji jako sekcje podczas sporządzania nomenklatury spraw firmy.
Krok 3
Sformułuj nagłówki spraw. Tytuł powinien być jasny, zwięzły i ujawniać główną strukturę i treść dokumentów sprawy. Zawrzyj w nim również wyjaśnienie treści sprawy, informację o autentyczności oraz kopie dokumentów. Nie używaj w nagłówkach słów wprowadzających, złożonych fraz i niespecyficznych sformułowań.
Krok 4
Tworząc listę nagłówków, używaj następujących znaków: nominalny (rodzaj dokumentu), autorski, korespondent, chronologiczny (czas powstania), temat-pytanie, geograficzne.
Krok 5
Określ okresy przechowywania spraw, w tym celu użyj standardowej listy dokumentów zarządzania. Uzupełnij projekt nomenklatury, sam tekst powinien wyglądać jak tabela, umieść pieczęć zatwierdzenia na stronie tytułowej.
