Rejestracja przychodzącego dokumentu to utrwalenie faktu otrzymania dokumentu w organizacji. Niezależnie od tego, czy jest to dokument papierowy, czy elektroniczny, w formularzach rejestracyjnych należy nadać mu kod rejestracyjny i adnotację po jego otrzymaniu. Jest to niezbędne do kontroli wykonania dokumentacji i ułatwienia wyszukiwania potrzebnych informacji.
Niezbędny
- - komputer z dostępem do Internetu;
- - przeglądarka.
Instrukcje
Krok 1
Uruchom program „Dokumenty przychodzące SB”, aby zarejestrować dokument przychodzący. Kliknij przycisk „Dodaj”, aby dodać dokument. Wybierz polecenie „Nowy dokument”, przypisz numer seryjny do karty. Wypełnij pole „W czyim imieniu”, domyślnie jest to dyrektor organizacji, jeśli odbiorca dokumentu jest inny, kliknij przycisk po prawej stronie pola i dodaj kolejny element do katalogu, np. zastępca dyrektora. Wybierz temat dokumentu, najpierw dodaj go do katalogu. Kliknij czarną strzałkę, w pustym wierszu wprowadź temat dokumentu. Kliknij przycisk "Zamknij", a następnie wybierz wpisany temat w polu.
Krok 2
Przypisz kod do dokumentu, aby uzupełnić indeks rejestracyjny, a następnie ustaw datę otrzymania dokumentu, należy go umieścić na dokumencie przychodzącym, a następnie przypisać numer dokumentu przychodzącego, należy to również odnotować na samym dokumencie. Następnie przenieś datę i numer z dokumentu przychodzącego. Możliwa jest rejestracja przychodzącego dokumentu od osoby fizycznej, kliknij przycisk „Osoba fizyczna” i wprowadź dane o niej.
Krok 3
Wypełnij pole „Od”, aby zarejestrować dokument przychodzący. Kliknij czarną strzałkę i dodaj nadawcę do katalogu lub wybierz istniejącego w tym polu. Następnie wypełnij pole „Krótki opis i rozwiązanie”. Tutaj wprowadź istotę dokumentu, a także rozdzielczość głowy (co należy zrobić, w jakich ramach czasowych). Wypełnij pole „Do kogo jest wysyłany”, ułatwi to dalszą kontrolę nad realizacją dokumentu. Uzupełnij te informacje z uchwały menedżera. Wypełnij pole Kto podpisał, najpierw dodając urzędnika do odpowiedniego katalogu. Wybierz termin w odpowiednim polu. Dzięki temu program przypomni o zbliżającym się terminie wykonania dokumentu. Wpisz termin płatności dokumentu. Prześlij dokument do systemu, klikając przycisk „Przeglądaj”. Kliknij przycisk „Zapisz”, aby zakończyć rejestrację przychodzącego dokumentu.
Krok 4
Uruchom alternatywny program, aby zarejestrować przychodzący dokument. Programy do elektronicznego zarządzania dokumentami implikują podobną sekwencję działań z rejestracją przychodzących dokumentów. Korzystaj z programów takich jak „Praca w biurze”, „Eufrat”, „Biznes”.
