Coraz pilniejsze staje się pytanie o potrzebę stworzenia archiwum elektronicznego w przedsiębiorstwie. I nie jest to przypadek, ponieważ wprowadzenie nowych technologii informatycznych nie tylko zapewnia bezpieczeństwo i wiarygodność dokumentów, ale także skraca czas ich wyszukiwania, a także umożliwia, w razie potrzeby, dostęp do tych samych danych kilku pracownikom jednocześnie.
Instrukcje
Krok 1
Tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych obejmuje kilka etapów. Najpierw kup i zainstaluj licencjonowane oprogramowanie na sprzęcie komputerowym firmy.
Krok 2
Przygotuj dokumenty, czyli uporządkuj je, zidentyfikuj zgodnie z istniejącą strukturą obiegu dokumentów w Twojej organizacji. W szczególności na tym etapie będą musiały zostać zarejestrowane, posortowane według okresu przydatności do spożycia, a zszywki i zszywki usunięte z niezszytych arkuszy.
Krok 3
Następnym krokiem jest digitalizacja lub skanowanie dokumentów. Przeprowadza się go na sprzęcie technicznym, który obsługuje dokładnie rodzaj i format dokumentu używany w tej organizacji. Na tym etapie sprawdź jakość reprodukcji dokumentów, w razie potrzeby zeskanuj ponownie.
Krok 4
Dalej jest etap konwersji (konwertowania) dokumentów do formatu zgodnego z koncepcją standardów ich przechowywania i produkcji, a następnie – etap indeksowania, czyli tzw. „Przypisanie” słów kluczowych do każdego dokumentu w celu późniejszego wyszukania niezbędnych informacji lub stworzenia pełnotekstowej bazy danych.
Krok 5
Na zakończenie prac nad tworzeniem archiwum elektronicznego ustaw ustawienia (prawo dostępu, prawo do zmiany dokumentów) oraz przeszkol personel organizacji.
